Les rapports d’utilisation des logiciels Microsoft vous présentent des renseignements importants sur l’activité de votre entreprise. Ils vous permettent notamment de suivre l’activité de vos utilisateurs dans tous vos services et applications Microsoft 365 grâce aux renseignements suivants :
- Le nombre quotidien d’utilisateurs actifs par service;
- Le nombre quotidien d’activités par service;
- Le nombre d’utilisateurs actifs ou inactifs au courant des 7, 30, 90 ou 180 derniers jours pour chaque service;
- La date de la dernière activité de chaque utilisateur actif de chaque service;
- L’analyse de l’utilisation de Microsoft 365 (cette fonctionnalité doit d’abord être activée dans votre tableau de bord);
- et plus encore!
Dans cet article, nous vous présentons la marche à suivre (toute simple!) pour consulter et exporter vos rapports d’utilisation.
Comprendre les licences attribuées
Lorsque vous vous abonnez à Microsoft 365, votre nombre de licences doit correspondre au nombre de membres de votre équipe qui ont l’intention d’utiliser les applications et services concernés. Le système génère un compte utilisateur pour chaque employé qui aura accès à une licence.
Il est important de faire le suivi de vos licences Office 365, car advenant une vérification, vous pourriez être mis à l’amende si votre nombre d’utilisateurs dépasse de 5 % ou plus le nombre de licences Microsoft auquel vous avez droit. Des frais vous seront alors imputés pour l’utilisation excédentaire ainsi que pour la vérification en tant que telle.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez facilement augmenter ou réduire votre nombre de licences attribuées, ou encore réaffecter vos licences, selon l’évolution de vos besoins d’affaires. En ayant accès à des rapports réguliers, vous pourrez mieux cerner les comptes auxquels vous devrez retirer ou attribuer des licences.
REMARQUE : Après la fermeture du compte d’un utilisateur, Microsoft supprime ses données d’utilisation dans un délai de 30 jours.
Qui a accès à la page des rapports d’utilisation?
Ce n’est pas tout le monde qui peut consulter les données sur l’utilisation des licences Microsoft 365 de votre organisation. En effet, ce privilège est réservé à un certain nombre de rôles administratifs :
- Administrateurs généraux;
- Administrateurs Exchange;
- Administrateurs SharePoint;
- Administrateurs Skype Entreprise;
- Lecteur global;
- Lecteur de rapports;
- Administrateur Teams;
- Administrateur des communications Teams;
- Autres administrateurs.
Découvrez nos services suivants :
Consulter et exporter vos rapports d’utilisation de licences Microsoft 365 en cinq étapes simples
- Connectez-vous à votre page d’accueil d’administrateur Microsoft 365. Une fois que votre tableau de bord s’affiche, faites défiler les options dans le volet de gauche.
- Cliquez sur Rapports; si vous ne voyez pas l’onglet Rapports, cliquez sur Afficher tout.
- From the Reports sub-menu, select Usage. NOTE: If you’ve never used this feature before, you’ll be prompted to enable it. The data migration process takes approximately 24 hours to complete.
- Scroll down to Active users – Microsoft 365 Services.
- Click View more. When the page loads, you’ll notice the date range in the right-hand corner is automatically set to Past 30 days. You can change it to 7, 90, or 180 days. NOTE: Data won’t immediately exist for all reporting periods. The reports become available within 48 hours.
- Beneath the Export heading, you’ll see the list of active users arranged in a standard relational table. The first column displays the ID for all Office 365 users. The subsequent columns are titled Last activity date for X, where X represents each individual Microsoft service or application. If a user has accessed any of these services within the specified timeframe, a date stamp will appear in the corresponding row showing the most recent activity.
- Pour modifier le contenu du tableau, faites défiler jusqu’au dernier champ à droite, puis sélectionnez l’onglet Choisir les colonnes.
Sélectionnez ensuite les cases à cocher qui correspondent aux champs que vous souhaitez inclure, par exemple :
- Produit assigné;
- Date de suppression;
- Date d’attribution de la licence pour Microsoft Teams;
- Date d'attribution de la licence pour Yammer;
- Date d'attribution de la licence pour SharePoint;
- Date d'attribution de la licence pour Skype Entreprise;
- Date d’attribution de la licence pour OneDrive;
- Et plus encore!
Cliquez sur Enregistrer.
- To export the data, simply click Export Pour exporter les données, il suffit de cliquer sur Exporter dans le coin supérieur gauche du tableau. Le rapport sera téléchargé sur votre disque local sous la forme d'un fichier .csv compatible avec Excel.
Pourquoi les rapports d’utilisation sont-ils si importants pour l’optimisation des licences Microsoft?
Le suivi de vos licences Microsoft n’est pas compliqué en soi, mais c’est une tâche qui demande du temps. La surveillance continue de votre activité dans Microsoft 365 est essentielle pour l’amélioration de votre prise de décisions, le rendement de votre capital investi et la réduction de vos frais.
Vous pouvez confier ce travail à un gestionnaire de licences d’utilisation qui pourra prendre en charge ce processus de A à Z et vous fournir des rapports d’utilisation pour tous vos utilisateurs Office 365 et vos services Office 365. Chez Quadbridge, nous proposons des outils sophistiqués pour aider les entreprises comme la vôtre à automatiser les vérifications et les rapports sur leurs licences.
