Les entreprises dynamiques s’appuient sur de multiples couches de logiciels pour toutes leurs activités, du fonctionnement de base à la commande de technologies de remplacement.
Les logiciels sont si omniprésents dans les entreprises modernes qu’ils sont considérés comme des actifs nécessaires; leur suivi, leur gestion et leur mise à jour sont essentiels pour une performance optimale.
En tant que sous-catégorie de la gestion des actifs informatiques (IT Asset Management – ITAM), la gestion d’actifs logiciels, ou SAM (Sofware Asset Management) concerne spécifiquement le monde des logiciels. À l’opposé, la gestion des actifs matériels se rapporte aux appareils.
Dans l’ensemble, la gestion des actifs informatiques est devenue plus qu’une simple gestion de ressources. La SAM fait désormais partie intégrante de la stratégie d’affaires. Elle vise à réduire les pertes financières, à optimiser les investissements, à gérer les risques et à protéger l’entreprise.
Gestion des actifs logiciels de Microsoft
Les techniques de SAM varient selon le secteur et les logiciels utilisés. De nos jours, l’utilisation des suites Microsoft Office 365 ou Microsoft 365 est très répandue dans les grandes entreprises. En fait, plus d’un million d’entreprises dans le monde utilisent la suite Microsoft Office.
L’exemple de Microsoft permet de mieux comprendre la gestion d’actifs logiciels.
Les éléments d’une SAM pour Microsoft
Inventaire des licences
La gestion d’un grand volume de licences comme pour Microsoft Office 365 est complexe. Souvent, les entreprises achètent plus de licences qu’elles n’en utilisent parce qu’elles n’ont pas une vue d’ensemble ou que les processus de SAM ne sont pas à jour ni efficaces. Parfois, les licences supplémentaires s’accumulent pendant des années sans que l’entreprise se rende compte de l’argent qu’elle perd.
Le suivi précis de l’utilisation des logiciels et du nombre de licences est important pour maintenir une gestion efficace des licences et réduire le gaspillage. Une gestion adéquate des actifs logiciels Microsoft garantit également que les logiciels sont configurés correctement, ce qui réduit les risques liés au piratage et aux virus.
Les outils numériques de SAM dotés d’une base de données centrale des licences et de processus automatisés permettent d’optimiser l’inventaire des licences et de donner une vue d’ensemble de chaque logiciel Microsoft que l’entreprise possède.
Audit de conformité
En plus de délimiter la façon adéquate d’utiliser un logiciel, les licences définissent également les conditions générales d’utilisation. Les fournisseurs de logiciels comme Microsoft effectuent des audits ou des examens de gestion d’actifs Microsoft pour veiller au respect des conditions générales d’utilisation.
Microsoft veut s’assurer que les entreprises payent pour toutes les licences qu’elles utilisent. Une gestion efficace des actifs logiciels permet de réussir à tous les audits de licences et d’éviter des amendes de concepteurs de logiciels comme Microsoft.
Achats et optimisation fiscale
La logistique des licences n’est qu’une partie de la gestion des actifs logiciels Microsoft. Le service des achats de l’entreprise peut également utiliser les renseignements recueillis lors du processus de SAM pour faire des prévisions précises sur les besoins en logiciels, ce qui ouvre la voie à la consolidation des échéanciers d’approvisionnement et à la recherche de ristourne.
Puisque le logiciel est considéré comme un actif fixe, une SAM rigoureuse peut contribuer à réduire l’impôt à payer par votre entreprise. La vérification du coût des logiciels achetés par l’entreprise peut permettre d’économiser.
Outils et équipes de SAM
Pour une efficacité optimale, une entreprise doit connaître la gamme complète des technologies utilisées. Le suivi manuel par le personnel administratif ou des membres du service des TI ne suffit plus. Les moyennes et les grandes entreprises ont besoin de meilleurs outils qu’une simple feuille de calcul pour rester à jour dans la gestion d’actifs logiciels.
Les grandes entreprises emploient maintenant des équipes de SAM complètes composées de personnes formées et certifiées en gestion d’actifs logiciels. Selon la taille de l’entreprise, elles peuvent même avoir un gestionnaire de licences Microsoft désigné.
Même si votre entreprise ne peut se permettre de former une équipe entière à la gestion d’actifs logiciels, il existe de bonnes solutions de SAM, notamment des outils d’automatisation des procédures d’inventaire et de renouvellement de licences. De cette façon, le personnel peut se concentrer sur la croissance de l’entreprise au lieu de faire un suivi manuel des données.
Logiciel de gestion d’actifs Microsoft de Quadbridge
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