Pratiques exemplaires en matière d’accueil et d’intégration du nouveau personnel

Source : Luke Peters‍

Des conseils pour l’accueil et l’intégration du personnel à distance pullulent de façon déconcertante sur les blogues d’entreprise. Les pages web des fournisseurs de services (comme celle-ci) proposent des conseils et des idées pour accueillir et intégrer le personnel à distance de la manière la plus efficace et la plus agréable possible.

Si les listes de contrôle abondent, c’est parce que l’accueil et l’intégration à distance ne sont pas simples pour les personnes concernées et que la situation est plus fréquente que jamais. L’un des défis, par exemple, consiste à résoudre les problèmes de chaîne d’approvisionnement liés à la fourniture du matériel et des logiciels appropriés au personnel à distance.

Selon un sondage Gallup, plus de 80 % des cols blancs travaillent à domicile dans une certaine mesure depuis le printemps 2021 dans des domaines professionnels comme les suivants :

• informatique ou mathématiques;
• sciences de la vie, physiques ou sociales;
• arts, design, divertissement et médias;
• services financiers, assurances, immobilier ou conseil.

Si ce nombre peut être inférieur pour d’autres professions, l’idée générale reste vraie : le nombre de personnes qui travaillent à domicile est plus élevé qu’il y a deux ans.

Rien ne laisse croire que cela va changer de sitôt. Selon une enquête de FlexJobs, 58 % des personnes interrogées ont déclaré qu’ils préféraient travailler de la maison, alors que 39 % souhaitent un modèle hybride. Donc, 97 % des gens favorisent une forme de travail à distance.

Le défi de l’accueil et de l’intégration du personnel à distance

Les entreprises se préoccupent des pratiques exemplaires en matière d’intégration virtuelle en raison des conséquences très réelles d’un accueil raté pour une nouvelle recrue. De mauvais processus d’accueil et d’intégration peuvent contrecarrer les plans de croissances des entreprises en retardant la date d’entrée en service du nouveau personnel et en l’obligeant à travailler avec de l’équipement de qualité inférieure.

Ces défis sont présents pour deux raisons :

1. Pour la majorité des entreprises, le processus d’accueil et d’intégration du personnel à distance est encore une expérience nouvelle.

En fait, cette expérience a moins de deux ans, en date de décembre 2021. Cette nouveauté signifie que les « pratiques exemplaires » sont toujours en évolution. La transposition des moyens d’accueil du personnel anciennement utilisés par les ressources humaines et les TI vers un nouvel environnement virtuel prend du temps et, pour des entreprises sans conseils externes, il faut procéder par tâtonnement.

2. L’accueil et l’intégration virtuels de membres d’une équipe sont beaucoup plus multidimensionnels qu’en personne.

C’est ce qui distingue véritablement l’embauche à distance. Cette tâche demande la création de nouveaux processus qui étaient soit ignorés, soit considérés comme « automatiques » auparavant. La mise en place délibérée d’une culture, d’objectifs organisationnels, de leadership et d’une structure sociale représente un défi important pour beaucoup d’entreprises.

Pratiques exemplaires en matière d’accueil et d’intégration : les détails

La partie la plus importante du processus d’accueil et d’intégration à distance est d’avoir un plan structuré et réfléchi. Les étapes de ce processus peuvent varier selon l’entreprise et même selon le poste. Quels sont alors les dimensions ou les éléments essentiels à l’accueil réussi d’un nouveau membre du personnel?

Voici les principaux points, accompagnés d’exemples d’avantages, pour les entreprises, découlant de l’atteinte d’objectifs particuliers s’y rattachant.

Premier élément : les ressources humaines et juridiques

Ces éléments sont probablement ceux qui ont le moins changé par rapport au processus en personne, mais ils doivent tout de même se faire en format numérique.

Un outil de signature électronique est utile pour gérer tous les documents administratifs et juridiques en lien avec les RH (p. ex., les contrats et les accords de non-divulgation) afin de garantir que tout est envoyé et signé de la façon la plus efficace possible.

Les RH peuvent également en profiter pour faire connaître les heures et les moyens pour communiquer avec son personnel. En proposant des heures de rendez-vous pour des rencontres virtuelles, le département des RH démontre qu’il est accessible au personnel même dans le cas du télétravail.

Deuxième élément : la technologie

L’élément le plus important pour l’intégration du personnel à distance est sans aucun doute de s’assurer qu’il a la technologie nécessaire pour faire son travail. Ceci comprend, sans s’y limiter:

• le matériel approprié (appareils mobiles, ordinateurs, moniteurs, claviers, casques d’écoute, etc.);
• une connexion Internet adéquate;
• les applications pour les réunions et la collaboration virtuelles;
• les logiciels particuliers à l’entreprise.

N’oubliez pas qu’en tant qu’employeur, vous êtes responsable des conditions de travail de votre personnel. Cela ne change pas simplement parce que vos employés ne sont pas dans vos bureaux.

Il est nécessaire d’avoir les meilleurs outils possibles afin de soutenir la communication en temps réel avec un nouveau membre du personnel. L’utilisation d’un service pour la gestion des appareils et des installations techniques peut simplifier ce besoin fondamental.

Avec la croissance du télétravail, les entreprises doivent trouver une façon de faire évoluer rapidement le processus de fourniture des outils nécessaires aux nouvelles recrues. Une solution comme QB Zero Touch de Quadbridge permet le déploiement rapide et à grande échelle de solutions informatiques standardisées pour votre personnel à distance.

Troisième élément : l’inspiration et les relations

L’inspiration

Afin d’atteindre l’excellence, il est nécessaire d’établir un lien positif entre la recrue et l’entreprise et de l’aider à comprendre les valeurs et le « pourquoi » derrière tout cela.

Souvent, les entreprises commencent par envoyer une trousse de bienvenue avec des articles promotionnels, la mission, les énoncés de valeur, des notes personnelles et même des chèques cadeaux pour des dîners.

Les relations

En nouant des liens avec leurs collègues et en apprenant à connaître les autres départements, les employés peuvent mieux faire leur travail, surtout lorsque les tâches nécessitent une collaboration interdisciplinaire. Oui, ils devraient pouvoir aller en ligne et consulter l’organigramme, mais la création de véritables relations à distance peut s’avérer délicate.

Comme la rencontre avec d’autres personnes est loin d’être aussi naturelle, il peut être avantageux d’offrir des occasions de rencontre virtuelles, comme :

• des cocktails virtuels;
• des jeux rapides de renforcement de l’esprit d’équipe;
• des activités pour apprendre à se connaître;
• des dîners virtuels commandités par l’entreprise.

Quatrième élément : le leadership, les systèmes de soutien et la culture

Le leadership

Il est important pour les dirigeants d’établir une relation et une feuille de route avec les personnes subordonnées directes dès le début. En définissant des attentes claires et en travaillant ensemble à la fixation d’objectifs pour les 30, 60 et 90 premiers jours après l’embauche, tout le monde est sur la même longueur d’onde. Des rencontres régulières en tête-à-tête donnent également au personnel l’occasion d’être entendu et de poser des questions.

Le soutien

Cela nous amène à parler des systèmes de soutien au personnel. Les experts recommandent d’assigner un mentor ou un « camarade » (ou même les deux!) à chaque nouvelle recrue. Même si cette mesure peut sembler élémentaire, le fait d’avoir une personne de référence qui n’est pas son patron et qui est accessible pour des clarifications, des vérifications et des conseils peut être extrêmement utile.

La culture

Le fait de s’assurer que la recrue comprend bien la culture de l’entreprise peut éviter des tensions futures pour tout le monde, même si le processus semble malhabile ou superflu pour la direction. Voici quelques exemples de sujets à couvrir :

• le code vestimentaire pour les rencontres virtuelles et les événements en personne;
• le ton et le degré de formalité lors des réunions;
• l’étiquette virtuelle en vidéo;
• les normes concernant les messages;
• les heures de travail.

Quadbridge a créé QB Zero Touch pour aider les entreprises à gérer la portion « appareils » de l’intégration avec un minimum d’efforts.

Le service révolutionnaire de Quadbridge prépare et envoie des trousses de départ conçues selon les spécifications de votre entreprise. Votre équipe peut alors se concentrer sur les aspects humains essentiels de l’accueil et de l’intégration du personnel à distance.

QB Zero Touch prend actuellement en charge les déploiements sur les plateformes Apple, PC et Google. Grâce à l’interface conviviale basée sur le nuage, la commande de trousses de départ et le suivi de la livraison au personnel sont aussi simples que de commander un repas au restaurant.

QB Zero Touch gère également les éléments suivants :

• la gestion du cycle de vie et des stocks;
• la gestion des départs;
• la réinitialisation des dispositifs;
• le redéploiement des dispositifs.

Communiquez avec Quadbridge aujourd’hui pour obtenir des renseignements supplémentaires sur l’accueil et l’intégration de personnel à distance et le déploiement d’appareils pour les personnes en télétravail aux États-Unis et au Canada.