L’utilisation des logiciels est devenue si répandue dans les organisations modernes qu’ils sont désormais considérés comme des actifs essentiels qui doivent être suivis, gérés et mis à jour afin d’assurer une performance optimale.
La, gestion des actifs logiciels, ou SAM, constitue un sous-ensemble de la gestion des actifs TI (ITAM) et porte précisément sur les logiciels. De son côté, la gestion des actifs matériels, ou HAM, concerne les équipements physiques.
Dans son ensemble, la gestion des actifs TI va aujourd’hui bien au-delà de la simple gestion des ressources. La SAM est devenue un véritable élément de la stratégie d’affaires, visant à réduire les pertes financières, optimiser les investissements, gérer les risques et protéger l’organisation.
Gestion des actifs logiciels Microsoft
Les pratiques de SAM varient selon le secteur d’activité et les logiciels utilisés. Parmi les logiciels les plus répandus dans les grandes organisations aujourd’hui figurent Microsoft Office 365 et Microsoft 365. En fait, les logiciels Microsoft Office sont utilisés par plus d’un million d’entreprises dans le monde..
Microsoft constitue donc un bon exemple pour mieux comprendre la gestion des actifs logiciels TI.
Les éléments de la gestion des actifs logiciels pour Microsoft
La gestion d’un grand volume de licences, comme celles de Microsoft Office 365, peut devenir complexe. Les organisations achètent souvent plus de licences qu’elles n’en utilisent en raison d’un manque de visibilité ou de processus de SAM inefficaces ou désuets. Dans certains cas, des licences inutilisées peuvent s’accumuler pendant des années sans que l’organisation réalise les sommes perdues.
Suivre avec précision l’utilisation des logiciels et le nombre de licences est essentiel pour maintenir une gestion efficace et réduire le gaspillage. Une bonne gestion des actifs logiciels Microsoft permet également de s’assurer que les logiciels sont correctement configurés, ce qui contribue à réduire les risques de violations de réseau et de virus.
Les outils numériques de SAM qui regroupent les données de licences dans une base centralisée et automatisent certains processus peuvent optimiser la gestion de l’inventaire et offrir une vue à 360 degrés de l’ensemble des logiciels Microsoft détenus par votre entreprise.
En plus de définir les bonnes façons d’installer et d’utiliser les logiciels, les licences comprennent aussi les modalités et conditions d’utilisation. Les fournisseurs comme Microsoft effectuent des audits ou des examens de gestion des actifs afin de vérifier que les organisations respectent correctement ces conditions.
Microsoft souhaite notamment s’assurer que votre entreprise a payé pour toutes les licences qu’elle utilise. Une bonne gestion des actifs logiciels aide donc votre organisation à réussir les audits de licences et à éviter les pénalités imposées par les fournisseurs de logiciels.
La gestion logistique des licences ne représente qu’une partie de la gestion des actifs logiciels Microsoft. Le service des achats peut également utiliser les données recueillies dans le cadre du processus de SAM afin de prévoir plus précisément les besoins futurs en logiciels. Cela peut permettre de regrouper les cycles d’achat et de profiter de rabais de volume.
Comme les logiciels peuvent être considérés comme des immobilisations, une gestion précise des actifs logiciels peut également contribuer à réduire certaines obligations fiscales.. Valider le coût des logiciels achetés par votre entreprise peut ainsi contribuer à générer des économies.
Pour fonctionner de façon optimale, votre entreprise doit avoir une vue complète des technologies qu’elle utilise. Le suivi manuel effectué par des équipes administratives ou par des employés dédiés au sein du service TI ne suffit plus. Pour gérer les actifs logiciels des moyennes et grandes organisations, les feuilles de calcul ne sont plus suffisantes.
Les grandes entreprises peuvent désormais mettre en place des équipes complètes de SAM composées de professionnels ayant reçu une formation et obtenu des certifications en gestion des actifs logiciels. Selon la taille de l’organisation, elles peuvent même disposer d’un gestionnaire dédié aux licences Microsoft.
Même si votre entreprise ne peut pas affecter toute une équipe à la gestion des actifs logiciels, les bonnes solutions de gestion incluent des outils qui automatisent les processus d’inventaire et de renouvellement. Cela permet à davantage d’employés de se concentrer sur la croissance de l’entreprise plutôt que sur le suivi manuel des données.
La solution de gestion des actifs Microsoft de Quadbridge
Quadbridge simplifie la gestion des actifs logiciels TI. Notre portail QBx innovant peut répondre à vos principaux besoins en matière de SAM.
Cet outil de gestion des actifs logiciels Microsoft offre un portail unique pour gérer les licences M365, la sécurité et l’utilisation. La gestion des licences devient plus simple et plus automatisée, avec un point de contact unique et dédié.
Le portail QBx est également offert sans frais lorsque vous achetez vos licences Microsoft 365 auprès de Quadbridge et comprend une évaluation de santé M365 afin d’optimiser vos achats de logiciels et de maintenir un environnement sécuritaire.
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